임원 보수·퇴직금 규정, 주주총회에서 꼭 정해야 하나요?

"보수 규정을 만들려면 주주총회를 꼭 열어야 하나요? 이사회로는 안 되나요?"

임원 상여와 퇴직금을 비용으로 인정받으려면 미리 정한 규정이 있어야 합니다. 그런데 규정마다 정하는 곳이 다릅니다. 상법은 이사의 보수(급여와 상여, 흔히 말하는 연봉)를 정관이나 주주총회에서 정하라고 하고, 대법원은 퇴직금도 이 보수에 들어간다고 봅니다. 반면 세법은 상여 기준만큼은 이사회 결의로 정해도 인정합니다.

무엇을 어디서 정하나요?

퇴직금은 세법이 "정관이나 정관이 위임한 규정에 정한 금액"까지만 비용으로 인정합니다. 이사회 결의로만 만든 퇴직금 규정은 이 요건을 갖췄다고 인정받기 어려우니 주주총회에서 승인받으세요.

정관부터 확인합니다

• 이사 보수 조항 : "이사의 보수는 주주총회의 결의로 정한다"는 문구가 있는지 봅니다.
• 퇴직금 위임 조항 : "임원의 퇴직금은 주주총회 결의를 거친 임원퇴직금지급규정에 따른다"는 문구가 있어야 합니다. 없으면 같은 주주총회에서 정관을 먼저 고치고(특별결의) 이어서 규정을 승인하면 됩니다.
• 정관을 고쳐도 등기는 필요 없습니다 : 이 조항들은 등기 사항이 아니어서, 고친 정관을 회사에 보관하면 됩니다.

주주총회는 이렇게 진행합니다

1. 소집 : 회의 2주 전(자본금 10억 원 미만은 10일 전)에 주주에게 서면으로 알립니다. 주주 전원이 동의하면 이 절차를 생략할 수 있습니다.
2. 결의 : 보수·퇴직금 규정은 출석 주주 의결권의 과반수이면서 전체 주식의 4분의 1 이상이 찬성하면 됩니다. 정관을 고칠 때는 출석 주주 의결권의 3분의 2 이상이면서 전체 주식의 3분의 1 이상이 찬성해야 합니다.
3. 의사록 : 의장과 출석한 이사가 기명날인하거나 서명합니다.
4. 보관 : 정관, 의사록, 규정을 본점에 함께 보관합니다. 세무조사 때 이 서류를 냅니다.

이렇게 하면 더 간단합니다

• 주주가 대표님 한 분이면 : 실제로 회의를 열지 않아도 의사록을 작성해 두면 결의가 있었던 것으로 봅니다(대법원 1993. 6. 11. 선고 93다8702).
• 자본금 10억 원 미만이면 : 주주 전원이 동의하면 모이지 않고 서면으로 결의할 수 있습니다.
• 두 규정을 한 번에 : 의사록 하나에 제1호 보수 규정, 제2호 퇴직금 규정으로 함께 승인합니다.
• 한 번 정하면 계속 씁니다 : 규정에 한도와 지급률을 정해 두면 바꿀 때까지 계속 적용됩니다. 금액을 바꿀 때만 다시 결의합니다.
• 기장을 맡기신 회사라면 : 정관 확인부터 의사록까지 결산 때 함께 챙겨 드립니다.

이럴 때만 조금 더 챙기세요

• 퇴직을 앞두고 만들거나 고치지 마세요 : 퇴직 직전에 규정을 만들거나 지급률을 올리면 특정인에게 돈을 몰아주려는 것으로 보여 인정받기 어렵습니다. 미리 만들어 모든 임원에게 같이 적용하세요.
• 주주가 여러 명이면 : 지나치게 많은 보수 기준은 주주총회 결의를 거쳤더라도 효력이 없다고 본 판례가 있습니다(대법원 2016. 1. 28. 선고 2014다11888). 회사 실적에 맞는 수준으로 정하세요.
• 감사 보수도 같습니다 : 감사의 보수도 이사와 같이 정관이나 주주총회에서 정합니다.