직원 인건비 신고, 상용직·일용직·프리랜서는 어떻게 다른가요?

"직원을 처음 뽑았는데, 무엇을 언제 알려 드려야 하나요?"

사업을 시작하고 첫 직원을 뽑을 때 가장 많이 받는 질문입니다. 인건비는 어떻게 신고하느냐에 따라 회사가 내는 보험료와 직원이 받는 돈이 달라지고, 신고를 해야 회사 비용으로도 인정됩니다. 처음 기장을 맡기신 사장님께 드리는 기초 안내를 정리했습니다.

인건비는 일하는 방식에 따라 세 가지로 신고합니다

구분은 계약서 이름이 아니라 실제로 어떻게 일하는지로 정해집니다. 프리랜서 계약서를 써도 출퇴근하며 지시를 받으면 상용직으로 봅니다.

아르바이트가 모두 일용직은 아닙니다

• 일용직은 하루 단위로 고용되어 일당을 받는 사람입니다. 같은 사업장에서 3개월 이상 계속 일하면 세법상 일용직으로 볼 수 없어 상용직처럼 원천징수하고 연말정산해야 합니다(건설 현장은 1년).
• 일용직이라도 같은 사업장에서 1개월 이상 계속 일하면서 한 달에 8일 이상 일하면 국민연금·건강보험도 가입 대상입니다. 국민연금은 한 달 소득이 일정 금액을 넘어도 가입합니다. 늦게 확인되면 보험료가 소급해서 나옵니다.
• 주 2~3일이라도 몇 달씩 계속 일하는 아르바이트는 상용직(단시간 근로자)입니다. 주 15시간(월 60시간) 이상이면 4대보험에 모두 가입하고, 그보다 짧으면 대부분 산재보험만 가입합니다(3개월 넘게 일하면 고용보험도).

프리랜서는 실제로 독립해서 일해야 합니다

프리랜서는 4대보험이 없어 회사 부담이 가장 적습니다. 다만 실제로 독립해서 일하는 사람이어야 합니다. 아래에 해당하면 프리랜서로 신고해도 근로자로 볼 가능성이 큽니다.

• 출퇴근 시간과 근무 장소를 회사가 정한다
• 회사가 업무 내용을 지시하고 확인한다
• 성과와 관계없이 매달 정해진 금액을 받는다
• 다른 곳 일은 하지 않고 이 회사 일만 한다

근로자로 판단되면 4대보험이 최대 3년까지 소급되고 퇴직금·주휴수당·연차수당도 줘야 할 수 있습니다. 보험설계사·학습지 교사·배달기사 같은 노무제공자와 예술인은 프리랜서여도 고용·산재보험 대상이니 함께 확인해 주세요.

4대보험은 회사와 직원이 나눠 냅니다

월급 200만 원인 직원이라면 회사는 4대보험료로 약 22만 원(산재보험 1% 가정)을 더 내고, 직원 월급에서 약 19만 원을 떼어 회사 몫과 함께 냅니다. 직원 몫에서는 여기에 소득세와 지방소득세도 떼고 남은 금액을 줍니다.

보험료 부담을 줄이는 방법도 있습니다

• 식대는 월 20만 원까지 비과세입니다. 소득세와 4대보험이 붙지 않으니 근로계약서에 기본급과 식대를 나눠 적어 두세요. 회사가 식사를 따로 제공한다면 식대 비과세는 받을 수 없습니다.
• 두루누리 지원 : 근로자 10명 미만 사업장이 월 보수 270만 원 미만인 분을 새로 뽑고, 그분이 최근 1년간 국민연금·고용보험에 가입한 적이 없는 등 요건을 갖추면 국민연금·고용보험료의 80%를 회사와 직원 모두 최대 36개월 지원받습니다.
• 직원 수가 늘면 통합고용세액공제로 법인세·소득세를 줄일 수 있습니다. 급여 신고가 되어 있어야 받을 수 있습니다.

상용직은 급여명세서대로 주시면 됩니다

• 근로계약서를 쓰고 한 부를 직원에게 줘야 합니다(근로기준법). 2026년 최저임금은 시급 10,320원, 주 40시간 기준 월 2,156,880원입니다.
• 월급을 세전 금액으로 정했는지, 실수령액(세후)으로 약속했는지 꼭 알려 주세요. 실수령액으로 약속했다면 회사가 세금과 보험료만큼 더 부담하게 됩니다.
• 저희가 보내 드리는 급여명세서(급여대장)의 차인지급액을 직원 계좌로 보내시면 됩니다. 소득세와 4대보험 직원 몫은 이미 빠져 있습니다.
• 상여·수당으로 급여가 바뀌는 달은 급여일 2~3일 전까지 알려 주셔야 명세서에 반영됩니다.
• 다음 해 2월 급여 때 연말정산을 하고, 3월에 4대보험 보수총액 신고를 합니다. 미리 많이 뗐다면 직원에게 환급이 생기기도 합니다. 자료 안내는 연초에 따로 드립니다.
• 주 15시간 이상 일하는 직원에게는 주휴수당이, 1년 이상 일하고 퇴사하면 퇴직금이 생깁니다.

일용직은 다음 달 5일까지 지급 내역을 보내 주세요

• 한 달 동안 일한 사람의 이름, 주민등록번호, 일한 날짜, 일당, 지급액을 정리해 다음 달 5일까지 보내 주세요. 저희가 원천세 신고, 일용근로소득 지급명세서, 고용·산재보험 근로내용확인신고를 합니다.
• 일당 15만 원까지는 소득세가 없습니다. 예를 들어 일당 20만 원이면 15만 원을 넘는 5만 원에 대해 소득세 1,350원과 지방소득세 135원만 뗍니다. 고용보험 근로자 몫 0.9%도 있습니다.
• 일당은 현금 대신 계좌이체로 주세요. 지급 증빙이 남아야 경비로 인정받기 쉽습니다.

프리랜서는 3.3%를 떼고 다음 달 5일까지 보내 주세요

• 지급액의 3.3%(소득세 3% + 지방소득세 0.3%)를 떼고 줍니다. 100만 원이면 96만 7,000원을 보내고 3만 3,000원은 회사가 대신 냅니다.
• 일용직과 마찬가지로 이름, 주민등록번호, 지급일, 지급액을 다음 달 5일까지 보내 주세요.
• 프리랜서 본인은 다음 해 5월에 종합소득세를 따로 신고합니다.

원천세와 4대보험은 다음 달 10일에 냅니다

• 원천세 : 월급에서 뗀 소득세와 프리랜서 3.3%는 저희가 신고한 뒤 보내 드리는 납부서대로 다음 달 10일까지 냅니다. 소득세(국세)와 지방소득세(지방세) 납부서가 따로 나옵니다. 직원이 20명 이하라면 1년에 두 번(7월·1월) 내는 반기납부를 신청할 수도 있으니 필요하면 말씀해 주세요.
• 4대보험 : 건강보험공단이 4대보험을 한꺼번에 고지하고, 매달 10일 자동이체로 낼 수 있습니다. 기장을 시작할 때 자동이체 신청을 함께 도와 드립니다.
• 기한을 넘기면 원천세는 가산세, 4대보험은 연체금이 붙습니다.

사장님이 챙길 일정, 한눈에 보기